记录和记录管理程序_docx

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记录和记录管理程序

记录和记录管理程序

1 目的

为规范HSE记录的标识、收集、归档、保存、查阅和处理,以及为证实HSEMS 运行活动符合标准的要求,特制定本程序。

2 适用范围

本程序适用于公司HSEMS运行过程中形成的各种HSE记录的编制、发放、标识、流转、贮存、检索、保护及销毁等各环节的管理。

3 职责

3.1 安全环保部负责HSE记录的登记、标识、查阅、贮存及处理。

3.2人事行政部负责公司培训记录的归档、保存。

3.3 各部门负责本部门HSE记录的管理,并指定专人进行安全记录的收集、整理、登记、标识、保管和归档。

4 工作程序

4.1 HSE记录主要包括:检查、监测、培训、审核、信息交流、事故处理、应急等与HSEMS运行要求相关的记录,以及管理评审、内部审核等过程中所要求的记录。4.2 HSE记录格式与形式

4.2.1 除HSEMS文本中已有的记录外,各部门认为需要建立的HSE记录其格式由本单位自行设计。

4.2.2 HSE记录可以采用: 文字、图表、卡片、录音带、录像带、磁盘、光盘、

胶片、照片等媒体形式。

4.2.3 记录格式借用或换版,以清单形式列举新老记录格式的对应关系。

4.3 HSE记录的标识及填写要求及更改

4.3.1 HSE记录应有明确标识。内容包括:编号、记录名称、记录单位、责任人、保管地点、保管期限、记录日期等。

4.3.2 HSE记录的填写应数据真实、准确、字迹清晰,不允许有空格,空格处须打封闭线。